¿Cómo administrar los expedientes de tus asuntos?

Muchas veces la persona tiene una gran cantidad de documentos y estos día con día se reproducen por el trabajo, organizarlos, quizás, pueda ser una tarea difícil, sin embargo, no imposible.

Por lo que en este artículo te ofrecerá algunas recomendaciones para que tu oficina no sea un desastre, además de brindarte un poco de información adicional acerca de los expedientes.

Definición de expediente

En referencia a lo que son los expedientes, se trata de un grupo de documentos en donde se registran actos y procedimientos realizados por las autoridades correspondientes.

Igualmente, estos textos suelen conservarse conforme a una cronología para poder lograr un control y orden de los asuntos que respectan en la materia jurídica.

 

Estructura de un expediente judicial

En relación a la organización de un expediente judicial, este debe incluir carátula y contracarátula, de modo que, cuando se comienza un procedimiento judicial y entra al Tribunal, se establece una carátula.

Acerca de lo que se debe incorporar en esta carátula está: el número de expediente, secretaría a la que compete, juzgado del proceso, nombres del demandante y del acusado, clase de juicio y el nombre del juez y el secretario.

Por otra parte, la contracarátula debe estipularse al culminar el cuerpo del escrito. En referencia a las hojas del papeleo jurídico se le designa como fojas y deben ser organizadas de forma cronológica.

Al momento de añadir un texto, es importante ratificar que ya este ordenado para el primer informe, las personas que se ocupan de esto, son las mesas de entrada, donde se encuentran los secretarios.

Así pues, enumerar las fojas de esta documentación es bastante beneficioso porque esta facilita la asignación de datos o la ejecución de peticiones, debido a que posibilita a la persona hacer alusión a cualquier dato más concretamente.

Otra particularidad que posee el expediente jurídico, es que este es fragmentado en cuerpos cuando este supera las doscientas fojas, es necesario dividirlo en cuerpos.

Dicho esto, para ubicarlos se pide el primer cuerpo o el segundo cuerpo, de acuerdo a lo que se requiera. En general, este es la estructura del expediente, donde se tienen los apuntes de las intervenciones a nivel judicial.

 

Datos sobre un expediente judicial en el trabajo

Si en algún momento de tu vida, introduces una demanda, se establecerá una documentación judicial, en donde se llevarán anotaciones de cada acto y se incluirán los textos que contienen los procesos judiciales.

Igualmente, al interponer una petición, se te concederá el número que corresponde a tu expediente, que se trata de un número para llevar un control y dirigir el contenido.

Por otro lado, al obtener un número de documentación judicial que pertenece al juicio designado para ti, estás en la responsabilidad de inspeccionar el procedimiento, a través de los boletines jurisdiccionales, juzgados o listas.

Conviene subrayar que, si por fortuna, las actividades laborales ascienden y los números de expedientes se elevan y por esto, se ve más complicado llevar a una revisión de sus procedimientos o contar los plazos que requieres tramitar.

Con respecto a lo anterior, no te preocupes, todo tiene una solución y debes ocuparte de portar un control de todo tu papeleo y tan solo necesitas idear algunos mecanismos para administrar los mismos.

Formas de organizar los expedientes de tus asuntos 

Aunque hay muchas formas, pudiendo ser en formato de carpetas y papeles o por vía electrónica, uno de los más sencillos como sistema de organización por esta vía es el siguiente:

En primer lugar, se debe establecer un archivo por el programa Excel, en el cual podrás formar columnas y filas con los datos correspondientes a los expedientes y que sea útil para ti, posteriormente, sigue estos pasos:

  • Clasifica los documentos por tema, ejemplo: Amparos, Leyes, Juicios.
  • Selecciona la información que necesites saber de cada gestión.
  • Si los expedientes poseen recursos, puedes adjuntarlos debajo del asunto pertinente al tema.
  • Opcionalmente, puedes añadir palabras claves bajo cada asunto.
  • Si deseas tenerlo en tu teléfono inteligente, puedes establecer una cuenta en Dropbox y llevar el archivo contigo cuando lo necesites.

En cuanto al método tradicional para administrar documentos, siendo el formato de carpetas, donde se organizan por completo los papeles, puedes tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • Separar los expedientes por categorías.
  • Organizar por orden alfabético.
  • Escoge un buen lugar para guardar tus carpetas.
  • Marca los archivadores para ubicarlos fácilmente.

Acomoda todos los días y recicla lo innecesario, recuerda que el orden te da una mayor perspectiva de la situación.