Para analizar este tema debemos tomar un ejemplo el cual nos explique la manera en la cual se debe registrar los viáticos entregado a los trabajadores en el Comprobante Fiscal Digital por Internet de pago.
Para esto presentaremos el siguiente contexto:
Una empresa de encomiendas le otorga $12,500.00 a uno de sus empleados el día 25 de agosto en concepto de viáticos para realizar el traslado de un producto a realizarse en el transcurso de los primeros diez días de septiembre.
Transcurrido ese tiempo, el día 8 de septiembre, el empleado entrega un reporte de sus gastos durante este traslado y sus respectivos comprobantes fiscal digital por Internet (CFDI, según sus siglas), con las siguientes especificaciones:
- Concepto del gasto
- Su respectivo CFDI
- Aquellas cuentas en las cuales no se cuenta el CFDI
- Y su posterior totalización
Con respecto a lo antes señalado, en la guía de llenado del Comprobante Fiscal Digital por Internet de la nómina en su versión 1.2, todo dinero entregado a sus empleados en concepto de viáticos, pueden llegar a reportarse en el recibo de pago de los siguientes aspectos:
- En el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de la nómina de todos los empleados de la compañía dentro de un periodo que esté en la fecha en la cual se entregó el dinero.
Tomando nuevamente el ejemplo como caso, los viáticos entregados y no comprobados durante el tiempo transcurrido entre el 25 de agosto y el 8 de septiembre deben ser presentados con la clave 003 del catálogo c_TipoOtrosPago, que hace referencia a aquellos viáticos que fueron entregados al empleado.
- En el recibo posterior al que fue entregado el dinero según sea la fecha para la cual se efectuó dicho pago.
- También puede ser el caso en el cual, dicho reportaje se presente de manera independiente mediante un comprobante anexado, el cual solamente explique la entrega del recurso.
En el caso explicado como ejemplo, el mencionado comprobante debería ser entregado como fecha máxima el 25 de septiembre.
Teniendo en cuenta los casos anteriormente nombrados, debemos aclarar que en la emisión de los últimos dos casos, está estipulado que la entrega de aquellos comprobantes debe tener un límite de tiempo de 30 días naturales a partir de la fecha entrega de los viáticos al empleado, y dentro del ejercicio fiscal transcurrido en el cual fue percibido.
De esta manera, si se llega a presentar el primer caso, en el Comprobante Fiscal Digital por Internet de la nómina de las últimas dos semanas de agosto se deberá incluir dicho depósito, en este caso los $12,500.00 con sus diferentes motivos de pago realizados en el mismo periodo.
La entrega de este dinero se registrara dentro del Nodo OtroPago, debido a que para el momento de realizarse dicha declaración no se logra determinar qué cantidad de dinero contara como exento o gravado dentro de los ingresos del empleado.
Debido a esto, para la segunda quincena de septiembre, y una vez conocido el monto real de los viáticos erogados y qué parte de ellos clasifican para el CFDI, clasificándose entre exentos y gravados.
Una vez efectuado el registro de los viáticos comprobados y los no comprobados, durante el recibo a entregar se pueden registrar ambas cantidades incluyéndolas en el ámbito de descuentos, usando las claves 080 Ajuste en viáticos gravados, para los viáticos exentos y 100 ajuste en viáticos exentos, para los viáticos gravados.
Para concluir, en el transcurso del plazo del tiempo de labor en el ejemplo presentado, de los $12,500.00 quedaron solamente $1,375.00, dinero el cual fue devuelto a la compañía, la cual debe respaldar dicha acción mediante un documento que declare dicho reintegro.